Règles de procédure de la société igus

régissant la procédure de dénonciation en vertu de la loi allemande sur les obligations de vigilance des entreprises dans les chaînes d'approvisionnement

Version I, au 1^er janvier 2024

1. Objectifs et champ d'application de la procédure de dénonciation

La procédure de dénonciation de la société igus permet à toutes les personnes potentiellement concernées de signaler des risques et des violations en matière de droits de l'homme ou d'environnement qui émanent de l'activité économique de la société igus dans son propre secteur d'activité ou dans le secteur d'activité d'un fournisseur, tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

igus prend les directives de la loi sur les obligations de vigilance des entreprises dans les chaînes d'approvisionnement au sérieux et l'objectif de l'entreprise est d'identifier très tôt les comportements potentiellement répréhensibles et de prendre les mesures qui s'imposent.

igus y parvient notamment en permettant que des dénonciations d'éventuelles infractions en vertu de la loi sur les obligations de vigilance des entreprises dans les chaînes d'approvisionnement soient faites à l'entreprise, celle-ci s'engageant à y donner suite.

La procédure de dénonciation mise en place par igus permet à tous les employés et à toutes les personnes impliquées dans notre chaîne d'approvisionnement de signaler à igus des risques ou des violations liés aux droits de l'homme ou à l'environnement.

Il est garanti que ce signalement puisse se faire de manière anonyme et confidentielle. igus a ainsi la possibilité d'identifier des risques à un stade précoce et, dans le meilleur des cas, de réagir avant que des personnes ou l'environnement ne subissent des dommages.

2. Procédure de dénonciation / signalement de violations de la conformité

Pour signaler une violation de la conformité, vous disposez en interne de différents canaux (signalement à des supérieurs hiérarchiques ou aux représentants du personnel par exemple). Le système de dénonciation igus est disponible tant pour les signalements internes que pour les signalements externes. Celui-ci peut être utilisé sans restriction par toute personne tout au long de notre chaîne d'approvisionnement.

Par le biais de notre système de signalement en ligne système d'alerte numérique (reporting-channel.com), des violations de la conformité peuvent être signalées en quelques «clics», partout dans le monde, 24 heures sur 24, en différentes langues et gratuitement.

Lors d'un signalement, le thème central concerné pour ce qui est des risques ou violations d'obligations relatifs aux droits de l'homme ou à l'environnement devrait être indiqué au sens de l'article 2 alinéas 2 et 3 de la loi sur les obligations de vigilance des entreprises dans les chaînes d'approvisionnement.

Relèvent notamment des interdictions liées aux droits de l'homme :

• Travail des enfants (en règle générale, interdiction d'employer des enfants de moins de 15 ans)
• Travail forcé
• Esclavage, exploitation sexuelle
• Non-respect des dispositions relatives à la protection du travail en vertu du droit du lieu d'emploi
• Refus d'un salaire équitable
• Recours à la torture ou à des traitements dégradants
• Liberté d'association
• Tout acte ou omission susceptible de porter atteinte de manière particulièrement grave à des droits protégés et dont l'illégalité est manifeste.

Relèvent notamment des interdictions liées à l'environnement :

• Interdiction de la production de composés de mercure ou contenant du mercure
• Interdiction de traitement inadéquat de déchets contenant du mercure
• Interdiction de production et d'utilisation de certains produits chimiques et polluants organiques persistants
• Interdiction de traitement, de collecte, de stockage et de gestion de déchets non respectueux de l'environnement
• Contamination des sols, de l'eau, de l'air et consommation excessive d'eau
• Tout acte ou omission susceptible de porter atteinte de manière particulièrement grave à des droits protégés et dont l'illégalité est manifeste.

3. Réception et évaluation initiale de signalements

Dans le cadre d'une première évaluation, les RH constatent si le signalement est pertinent pour des risques ou des violations d'obligations liés aux droits humains ou à l'environnement et si le signalement fait est correct. Une évaluation du risque en vue d'en déterminer les conséquences possibles est ensuite effectuée, à l'aide d'une matrice de risque par exemple.

La personne de laquelle émane la dénonciation reçoit rapidement une réponse indiquant que ladite dénonciation a été prise en compte. Des messages intermédiaires concernant chaque étape de traitement et concernant le résultat final seront en outre transmis à la personne de laquelle émane la dénonciation par l'intermédiaire du portail et dans un cadre protégé.

4. Procédure d'enquête

Si la pertinence et le soupçon initial sont confirmés, nous lançons le plus rapidement possible une procédure d'enquête interne afin de clarifier les faits. Un examen détaillé du signalement est effectué.

5. Mise en œuvre des mesures nécessaires

Une fois l'enquête terminée, igus étudie si des mesures sont nécessaires pour éliminer, minimiser ou empêcher à l'avenir la violation. Pour cela, nous procédons à une analyse des besoins concrets en matière de correction et d'amélioration. Une partie de cette analyse consiste également à prendre en compte les attentes du groupe de personnes concerné par la violation. Les mesures nécessaires peuvent être des mesures purement internes au sein de notre secteur d'activité, comme des adaptations de processus, de nouvelles directives ou des concepts de formation améliorés par exemple. Des mesures avec des tiers et envers des tiers peuvent aussi s'avérer nécessaires. La mise en œuvre des mesures fait l'objet d'un suivi approprié et d'un contrôle détaillé et étroit de l'efficacité par petites étapes.

6. Documentation

Les signalements, les actes d'enquête ainsi que le résultat de l'enquête seront tous consignés et archivés à des endroits convenus. Ils seront conservés conformément aux dispositions légales applicables et aux délais prévus par la législation sur la protection des données. Les droits de visualisation et d'accès sont très réglementés pour ces documents. De surcroît, si la loi l'exige, nous informons toutes les personnes concernées des actes d'enquête effectués et des données à caractère personnel traitées dans ce contexte.

7. Analyse des risques et rapports

Les enseignements tirés du traitement de dénonciations sont pris en compte pour l'analyse des risques. Un rapport annuel faisant état du nombre de dénonciations et de leur traitement est élaboré et publié en conséquence. Des informations / comptes rendus sont envoyés à la direction en fonction des circonstances.

8. Evaluation de l'efficacité

Nous vérifions l'efficacité de tous les systèmes et processus susmentionnés en rapport avec notre procédure de dénonciation de manière ponctuelle et au moins une fois par an.

9. Protection des personnes effectuant un signalement

Les alertes sur des risques ou des violations éventuels liés aux droits de l'homme ou à l'environnement sont de précieuses informations pour igus et notre chaîne d'approvisionnement.C'est pourquoi il est possible d'échanger de manière anonyme tout au long de la procédure de dénonciation. La confidentialité de l'échange anonyme est garantie à tout moment. Aucun enregistrement de l'adresse IP n'a lieu. Les procédures suivantes ont été mises en place pour la protection technique des personnes procédant à une dénonciation :

• Cryptage du transport : Toutes les données qui se trouvent dans les bases de données du système d'alerte numérique (reporting-channel.com) sont cryptées.
• Des routines de suppression basées sur des règles étayent une suppression conforme à la protection des données.
• Des audits réguliers de la sécurité informatique contrôlent la sécurité du système.

Le dépôt d'un signalement dans le cadre de la procédure de dénonciation igus n'entraîne aucune conséquence négative pour la personne ayant émis le signalement. La confidentialité de l'échange est constamment assurée (cf. point 3) et est aussi garantie en interne par des mesures adéquates.

10. Contact

Vous avez des remarques ou des suggestions quant à notre procédure de dénonciation ? Alors, adressez-vous à notre service RH en composant le +49 2203 9639 151